Shadow AI : quand l’équipe utilise l’IA hors des outils de l’entreprise

Pour le dirigeant de PME, et pour qui tient les finances ou la conformité : ce qu’est le shadow AI, ce que mesurent les études, ce qu’il expose selon votre secteur, et la méthode que nous suivons pour le ramener dans le cadre sans casser l’élan de l’équipe.

Trois scènes ordinaires, dans une PME :

• une assistante de direction fait résumer un bail commercial par un ChatGPT ouvert avec son adresse personnelle ;
• un chef de projet installe une extension qui rédige ses courriels ;
• un comptable fait relire une note de synthèse par l’IA de son téléphone.

Chacun gagne une heure, de bonne foi. L’entreprise, elle, ignore où sont partis le bail, les courriels et la note.

1Qu’est-ce que le shadow AI ?

Le shadow AI est l’usage, pour le travail, d’un outil d’IA que l’entreprise n’a ni choisi ni réglé. L’outil peut être excellent ; c’est le cadre qui manque.

Il prend quatre formes, de la plus visible à la plus discrète :

• le compte personnel sur ChatGPT, Gemini, Claude ou Copilot, gratuit ou payé de sa poche ;
• la fonction d’IA d’un logiciel déjà en place, activée en un clic : la transcription d’une visioconférence, l’assistant intégré au CRM ;
• l’extension de navigateur qui lit chaque page ouverte pour la résumer ou y répondre ;
• l’agent ou l’application tierce à qui un salarié ouvre sa messagerie ou ses fichiers d’une simple autorisation. Notre note sur les accès à donner à un agent IA dit pourquoi ces droits se pèsent un par un.

2Shadow AI ou shadow IT : quelle différence ?

Le shadow AI est un cas particulier du shadow IT, que la CNIL appelle « informatique fantôme » dans son guide de la sécurité des données personnelles de 2024.

Les PME connaissent bien sa forme la plus ancienne : le fichier Excel devenu registre, que décrit notre note Le tableur de trop. Le shadow AI pèse plus lourd, pour trois raisons :

• il absorbe le contenu : un stockage en ligne garde un fichier, un assistant d’IA lit le texte, le conserve selon ses conditions et peut s’en servir pour entraîner ses modèles ;
• il laisse peu de traces : un onglet de navigateur suffit, sans facture quand l’offre est gratuite ;
• il produit : ce qu’il écrit part dans un devis ou un courriel à un client, et la part de l’outil s’y perd.

3Le shadow AI, en chiffres

En France, le baromètre de l’Ifop pour Talan suit la question depuis 2023 : la part des utilisateurs qui se taisent baisse, et reste proche de la moitié.

Le même baromètre éclaire ce silence : en mars 2025, 9 % des salariés disent que leur entreprise a commencé à installer l’IA générative sur leurs ordinateurs. L’équipe avance plus vite que l’entreprise.

Ce que disent les études internationales

La ligne de Netskope parle le plus à un dirigeant : les comptes personnels reculent à mesure que l’entreprise fournit les siens. Quand l’outil validé existe, l’équipe s’en sert.

4Pourquoi l’équipe utilise-t-elle l’IA sans le dire ?

Parce que l’outil est gratuit et rend service tout de suite, alors que l’offre et la règle de l’entreprise se font attendre. D’après KPMG, 47 % des salariés seulement ont reçu une formation à l’IA.

Le silence a aussi ses raisons, que mesure l’étude de Microsoft et LinkedIn :

• 53 % des utilisateurs de l’IA au travail craignent de paraître remplaçables s’ils s’en servent pour un travail important ;
• 52 % hésitent à l’avouer pour leurs tâches les plus importantes.

La CNIL, à propos de l’informatique fantôme, donne la clé de lecture que nous retenons.

Chaque outil caché désigne une tâche que l’équipe trouve trop longue ou mal outillée : résumer, reformuler, traduire, préparer un premier jet. L’inventaire des usages cachés est donc aussi un inventaire des besoins.

5Quels risques pour les données de l’entreprise ?

Trois risques, du plus visible au plus discret : la sortie des données, le droit, et ce que l’outil produit.

Les données sortent de l’entreprise

Ce qu’un salarié colle dans un compte personnel part chez un éditeur, sous les conditions grand public que ce salarié a seul acceptées.

Ces conditions prévoient une conservation, une relecture humaine possible et, selon le réglage, l’entraînement des modèles. Notre note sur ce que deviennent les données selon l’offre les détaille.

Trois incidents publics montrent par où elles s’échappent :

• le collage : au printemps 2023, des salariés de Samsung collent du code source interne dans ChatGPT, selon une note interne révélée par Bloomberg. Le 2 mai, le groupe restreint temporairement l’IA générative sur ses ordinateurs ;
• le compte volé : en juin 2023, Group-IB recense 101 134 appareils infectés par des logiciels voleurs de données, dont les identifiants ChatGPT se vendaient sur des places de marché clandestines. Qui se connecte au compte en lit tout l’historique ;
• le partage public : à l’été 2025, des conversations ChatGPT partagées par lien et rendues trouvables apparaissent dans les moteurs de recherche. OpenAI retire l’option le 1er août : elle offrait, selon son responsable de la sécurité, trop d’occasions de partager par accident.

Le RGPD entre en jeu

Une donnée personnelle collée dans un compte personnel arrive chez l’éditeur sans le contrat que l’article 28 du RGPD demande pour tout sous-traitant. Les personnes concernées, elles, ignorent ce destinataire.

Selon les cas, l’épisode peut relever d’une violation de données, que l’article 4 définit notamment par la divulgation non autorisée. La CNIL demande alors de le documenter en interne, et de le lui notifier dans les 72 heures s’il présente un risque pour les personnes.

L’outil engage l’entreprise

Un texte envoyé sans relecture engage l’entreprise, erreurs comprises. La règle de notre section Qui relit quoi vaut pour tous les outils, encore faut-il savoir lesquels sont utilisés.

Toutes les données n’ont pas le même poids

Le risque dépend de ce qui est collé. La jauge range les documents du moins au plus sensible ; elle affine la règle des trois couleurs de notre note sur la confidentialité.

6En finance, en santé, en agence : ce qui change

Dans les métiers tenus au secret, coller une information couverte dans un outil extérieur la confie à un tiers. L’article 226-13 du Code pénal punit d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende la révélation d’une information secrète par son dépositaire.

Banque et direction financière

Les établissements de crédit et les sociétés de financement sont tenus au secret professionnel par l’article L511-33 du Code monétaire et financier. Depuis le 17 janvier 2025, le règlement DORA leur demande aussi un registre de tous leurs accords avec des prestataires tiers de services TIC : l’outil ouvert par un salarié en est absent.

Dans une PME, la direction financière manie la paie, les coordonnées bancaires et les marges. Le secret des affaires suppose des « mesures de protection raisonnables » (Code de commerce, article L151-1) : une règle écrite en fait partie, un compte personnel l’affaiblit.

Pour qui tient la conformité, l’enjeu est double : protéger les données, et pouvoir prouver, le jour d’un contrôle, qu’on les protège.

Santé : cabinet, clinique, laboratoire

Le secret couvre toutes les informations sur le patient (Code de la santé publique, article L1110-4), et leur partage hors de l’équipe de soins demande son consentement. Les données de santé relèvent en plus de l’article 9 du RGPD.

Héberger ces données pour le compte d’un établissement demande un hébergeur certifié HDS (article L1111-8). Un compte personnel n’apporte ni contrat ni certification.

Agence web et cabinet de conseil

Les secrets des clients obéissent à leur contrat. Un accord de confidentialité liste souvent les destinataires admis : un outil d’IA en ligne en est un de plus. Notre note sur l’IA et la confidentialité des données dit quelles clauses relire.

7Faut-il interdire ChatGPT au travail ?

Une interdiction seule déplace l’usage vers le téléphone personnel, hors de vue. Samsung a pu restreindre l’IA sur ses ordinateurs ; une PME a peu de prise sur le téléphone de chacun.

Mieux vaut l’autre voie, celle que montrent les chiffres de Netskope : fournir l’outil. Une interdiction ciblée, pour une donnée ou un outil précis, vient ensuite.

Nous écartons donc trois réponses :

• tout interdire sans rien proposer, puisque le besoin reste ;
• surveiller chaque poste, puisqu’un dispositif de contrôle doit être justifié et proportionné, puis annoncé aux salariés (Code du travail, articles L1121-1 et L1222-4), et présenté au CSE dès 50 salariés (article L2312-38) ;
• attendre que la réglementation tranche, puisque le règlement européen sur l’IA demande déjà, depuis le 2 février 2025, de soutenir la maîtrise de l’IA du personnel.

8Comment encadrer le shadow AI en cinq étapes

Nous suivons cinq étapes, dans cet ordre : deux pour l’état des lieux, trois pour le cadre.

1. Écouter, sans reproche

Un questionnaire anonyme de cinq minutes : quels outils, pour quelles tâches, avec quelles données, et ce qui manque. L’annonce compte autant que les questions : les réponses servent à outiller l’équipe, et à cela seulement.

2. Repérer les signaux

Les signaux d’un usage hors du cadre se lisent dans des endroits ordinaires.

Pour le quatrième signal, la console d’administration de Google Workspace liste les applications branchées sur les comptes de l’entreprise, avec le nombre d’utilisateurs et les services lus.

Sous Microsoft 365, le centre d’administration Microsoft Entra montre de la même façon les autorisations accordées aux applications, et permet de réserver le consentement des utilisateurs aux éditeurs vérifiés.

3. Trier les données

Chaque type de document reçoit son niveau sur la jauge, et l’équipe sait où il peut aller. Le tri se fait avec ceux qui manient les documents : ils savent ce qui circule vraiment.

4. Ouvrir un outil validé

Une offre pour les entreprises, un compte par personne, l’entraînement coupé dans la console d’administration, un contrat de traitement des données signé. L’outil couvre d’abord les tâches que l’inventaire a fait remonter.

5. Écrire la règle, puis former

La règle tient sur une page : les outils admis, les usages autorisés et interdits, la relecture. La CNIL recommande cette liste des usages, et une formation des utilisateurs avant de s’y mettre. Notre modèle de charte IA commenté en donne la trame.

Vient ensuite un atelier sur les vraies tâches de l’équipe, un référent pour les questions, et un point tous les six mois. Nos formations IA sont construites ainsi, à partir des documents de l’équipe.

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